samedi 3 novembre 2012

Pourquoi Microsoft Project vous fera économiser de l'argent dans votre prochain projet!


Microsoft Project est un des outils les plus impressionnants de gestion de projet lorsqu'ils sont utilisés correctement, les gens mais beaucoup trop lorsque vous utilisez Project a utilisé pour la tâche tort. Cela semble tout à fait une déclaration en suspens, mais vous seriez surpris du nombre de personnes qui utilisent Microsoft Project pour la mauvaise chose.

Laissez-moi vous expliquer ...

Microsoft Project, par définition, est un outil de gestion de projet. Autrement dit, il vous permet de développer une prédiction de la façon dont votre projet sera exécuté, puis tracer vos données réelles contre la prédiction. Donc la question est, quelle est la prédiction? Eh bien, la prédiction est tout simplement votre contour des tâches, des ressources, du temps et de l'argent de la façon dont vous croyez que le projet doit être exécuté. Voir un projet, par définition, a trois qualités bien définies et un résultat clairement défini. Les trois qualités que nous mesurons tous les projets sont par -

1. Qualité
2. Temps
3. Coût

Tous les projets doivent avoir une sorte de résultat défini, ou ce n'est pas un projet. Par exemple, si vous construisez une maison, c'est ce que nous considérons donc un projet Microsoft Project serait un outil adapté à la gestion de la construction d'une maison car nous ne pouvons prévoir toutes les tâches qui devront faire et nous pouvons documenter ces tâches. Nous pouvons appliquer à chacune des tâches, une ressource pour accomplir la tâche, une durée pendant laquelle la tâche doit être terminée dans les coûts et pour tâche de chaque individu. La prédiction ou ce qui est connu sous le nom de base, est ce que l'on compare la façon dont le projet va à l'encontre de la prédiction.

Une des plus grandes erreurs que j'ai vu des gens faire lorsque vous essayez d'exécuter un projet, c'est qu'ils essaient de construire le plan de projet que le projet est en cours. Si vous faites cela, STOP! C'est la mauvaise façon de construire un projet et je peux très bien garantir votre projet va aller très vite hors budget.

Avant de commencer à courir sans cesse votre projet, vous devez créer votre base ou de prédiction. C'est votre croyance de ce que les tâches, les ressources, le temps et l'argent que vous aurez besoin pour terminer le projet. Or, la raison nous faisons la ligne de base est d'abord afin que nous puissions mesurer nos résultats réels ainsi que la façon dont les choses vont vraiment. Rappelez-vous que j'ai dit dans le titre que le projet vous permettra d'économiser de l'argent sur votre prochain projet. Eh bien c'est là que projet prend tout son sens. Voir quand vous tracez vos données réelles contre votre prédiction, si pour une raison ou une tâche particulière a duré plus longtemps que prévu ou a été retardé, le diagramme de Gantt dans Microsoft Project va vous montrer très rapidement l'impact de ce retard. Cela signifie que vous en tant que chef de projet sera alors en mesure de réagir à ces retards et appliquer des stratégies qui vous aideront à mettre votre projet sur les rails.

Par exemple, j'ai été consultant pour une société de construction dans le nord du Queensland et ils avaient d'énormes problèmes avec les gens qui construisent leurs armoires de cuisine. Chaque propriété unique, ils ont été la construction, a été retardée à chaque fois en raison du retard dans la fourniture des armoires de cuisine. Maintenant, en consultation avec la société de construction, nous avons parlé avec le fournisseur, leur dit le problème et leur demander leur aide pour y remédier. Vous savez ce qu'il ya réaction a été ... difficile, c'est votre problème. Maintenant, si le fournisseur était un pauvre, l'entreprise de construction qui leur ont donné le coup tout de suite, mais parce que la société cabinet était en fait l'une des sociétés les numéro 1 cuisine nous avons eu un vrai problème.

Alors, comment avons-nous résoudre le problème?

Eh bien voici le secret de tout cela, nous ne résout pas le problème, nous avons adapté notre façon de penser. Parce que nous avions tracées nos résultats réels par rapport à notre prévision ou de référence pour un certain nombre de projets de construction, nous avons été en mesure de trouver une tendance dans ce qui se passait avec cette société offre armoire. L'entreprise de construction serait toujours commander les armoires d'un certain nombre de semaines avant qu'ils ne soient nécessaires, et il était généralement compris entre 4 et 5 semaines en fonction de la tâche. Ce que nous avons à trouver de nos plans de projet dans l'examen était que les cuisines ont toujours été livré 6 semaines de retard. Donc, en substance, à résoudre le problème, nous avons simplement commandé 10 semaines avant la date dont nous avions besoin les cuisines à livrer et devinez ce qui s'est passé, les cuisines étaient à l'heure et tout le monde était heureux.

Alors, comment l'entreprise de construction économiser de l'argent?

Eh bien, il l'a fait dans un certain nombre de façons. La première était que l'entreprise de construction n'a pas été à payer des pénalités pour les transferts tardifs des propriétés et, dans certains cas, être en retard de 6 semaines pourrait avoir des dizaines de milliers de personnes et, dans certains cas, des centaines de milliers de dollars de pénalités de retard. L'autre façon l'entreprise a économisé de l'argent, en faisant cela, c'est qu'il a dû changer continuellement les temps de réservation lorsque les tâches nécessaires à faire avec les artisans divers. En gardant tout le calendrier prévu, nous avons pu nous assurer que nous n'avions pas de personnel métiers à ne rien faire, ce qui nous coûte de l'argent, nous n'avons pas eu outillage ou les matériaux assis ralenti et la chose la plus importante est que nous avons gardé le client heureux qui signifie plus d'affaires pour l'avenir.

Microsoft Project s'il est utilisé correctement devrait à tout le moins vous aider à rester sur le budget. Pourquoi? Bien qu'aucun projet n'est parfait, c'est sûr et il ya juste des moments où les choses vont mal, mais si monstrueusement vous tracez vos données de base par rapport à vos données réelles, vous serez alors en mesure de voir si votre projet est hors budget ou la course dans le temps ce qui signifie que si c'est le cas, vous en tant que chef de projet peut alors mettre des stratégies en place pour aider à obtenir le dos projet dans les délais et le budget prévus.

Si vous essayez de construire votre projet que le projet était en cours, alors cela signifie que vous n'avez rien à vous indiquerons que votre projet se déroule hors des rails, ce qui signifie que votre projet pourrait avoir des millions de dollars sur le budget avant même de réaliser. La ligne de fond est la suivante. Si vous voulez être connu comme un gestionnaire de projet de qualité, qui exécute vos projets dans les délais, le coût et la qualité, puis Microsoft Project est l'outil que vous devez utiliser....

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